运营思考:浅谈跨部门间沟通反馈机制的建立

发布时间 :2022-06-13 09:28

因为前天熬夜到凌晨剪片子,所以当天下午比较困,去公司茶水间,准备拿一次性纸杯冲一杯咖啡提神,结果发现旁边没有一次性纸杯了,随即问当时值班的保安,这个纸杯是需要找行政还是前台拿呢

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保安告知,他也不清楚

随即去找了前台的行政,表达了遇到的问题后,行政姐姐说,好的你可以先去另一个茶水间拿一次性纸杯先用着,她这边找下相关的保洁阿姨,随后会进行补上

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但当我走到行政姐姐说的那个茶水间后,发现那里的一次性纸杯也没有了,有些尴尬

又面露微笑的走到了前台,给行政姐姐反馈了这个情况:“都没有一次性纸杯了

我其实前两天去某个茶水间的时候,就发现当时没有一次性纸杯了,以为相关的负责人员会及时的发现问题,并且及时补上,但今天去的时候还是没有

”“这样的呀

不好意思,这边马上相关的保洁阿姨进行,补上之后一会儿通知你

”半个小时后,我才成功的喝到了几天前其实就想喝的咖啡

前面讲的这个小故事,似乎有些啰嗦,但它又确实和本文要讲的主题相符合——夸部门之间的沟通反馈机制

如果这次,关于一次性纸杯已经没有了的事实,没有反馈给到行政人员,那么保洁阿姨什么时候才会换上一次性纸杯呢

在我反馈之前,保洁阿姨是否知道茶水间一次性纸杯已经没有了的情况呢

其它同事在茶水间发现一次性纸杯没有了,有多少人反馈给行政或者是保安了呢

收到的回复和处理结果又是怎么样的呢

接下来再进一步结合上述的小故事进行分析:当我发现了没有一次性纸杯后,我当时最为困惑的是,这到底该找谁呢

保安

行政

还是保洁呢

准确的说,我并不知道反馈的流程,在茶水间周围并无张贴相关负责人或者说明,但离我最近的是保安,所以我才问的他,可和他的沟通中发现,他其实也不确定该找行政还是保洁,这一点我也表示有些无奈

接着找到了行政反馈,行政表示对我提到的这个“茶水间的一次性纸杯已经连续两天缺货”的事实表示毫不知情

所以这似乎代表着,关于这茶水间的物料供应是否充足,似乎没有一个定期的检查或者抽查机制,如果没有员工反馈的话,可能很长一段时间都不会有补充上

还有一个思考是,在我之前其它同事看到了没有一次性纸杯后,为什么没有及时的反馈呢

原因可能包括:这个事儿应该有人会跟进吧,过两天再来看看

该找谁要反馈,找谁要纸杯呢

会不会很麻烦,还是算了,不喝了

提炼一下核心想法,大概如下:第一,由于前期没有建立相关的部门间沟通反馈的机制,会导致相关信息无法及时的,传递,上下级的信息不对称,进而导致决策层面的领导人毫不知情,不知道实际的情况,作出错误的评估和决定

就好比家长和孩子之间,如果平常没有太多的交流,那么结果必然是家长不知道孩子的想法,进而完全按照自己的意愿和想法,去为孩子做决定

第二,如果已经有建立了从下至上或者跨部门的沟通机制,那么需要把这样的重要信息告知全员,并且在重要和相关地方进行解释说明,尽可能的人每一个员工都知道遇到了问题该怎么反馈,找谁反馈,尤其是对于新入职的员工需要了解

如果这次在茶水间的周围墙上,贴一张小告示说明,每一个茶水间对应的负责人,特殊情况的方式和反馈流程等,是否会可以很大程度上避免我这种情况的出现呢

仔细想想,你乘坐的每一个电梯里,似乎在按键的上方都有过这样的一个“安全须知”的说明吧,下面也都会附上紧急人以便出现异常时直接反馈

第三,沟通需要成本,提高沟通效率降低沟通成本是目的,要定期的复盘、沉淀和总结出各类常见的部门间沟通的高频点,输出相关的文档、流程图等,最终可以作为团队的知识库系统进行不断迭代和维护

一个茶水间可以很好的管理,两个呢

三个呢

一个公司若干个呢

相关的物料进货渠道是什么

上架的流程是什么呢

定期的核查机制是怎么样的

新入职员工的培训流程是如何的

需要掌握的基础信息和注意事项都有哪些

一个茶水间尚是如此,一个团队呢

一个公司呢

第四,明确跨部门之间的沟通反馈机制的目的是什么,不能为了建立机制而建立机制,简化流程,提高效率,服务所有部门的同事,在发现问题后,可以第一时间到对的人,去跟进处理

正常的情况下,茶水间的物流供应情况,是保洁阿姨负责具体的填充补给,保安在巡逻时负责定期的核查看是否有出现缺货的情况并及时反馈,而行政则是负责制度的建立和执行情况的复查

这样的流程走下来后,一般不会出现“一次性纸杯连续多天没有”的情况,那么如果确实有出现,公司员工可直接反馈给行政,最终由行政去跟进推动即可,当然这一切的基础是,这样反馈流程大家都是知道的,或者说在某些地方可以看到说明

两个人的时候,你可以面对面的解释,三个人,甚至十个人的时候你都还可以这样

但当人多到分了层级进行管理,分了部门进行工作划分,甚至出现了异地办公等情况,管理层在开展具体的工作内容前,更应该先从优化当前的部门间沟通机制着手,尤其是应该先多了解一下一线员工的想法

因为往往决策层是不食人间烟火的,而下面层级的声音无法传递到上层,导致了颇多的不幸

以前没有太理解,政治书上提到的:“从群众中来,到群众中去,要深入群众,走群众路线”这句话,而现在越发的能够体会的了解其背后的含义

瞎写至此,晚安

本文的标题差点想改为:一个一次性纸杯引发的思考

作者:夏小正链接:来源:知乎著作权归作者所有

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